入金消込の照合を自動にして、
毎朝、候補を一覧にする。
美容・健康の商材のECで、銀行振込の注文のために作りました。毎朝、会計ソフトに取り込まれた口座の入金と、入金待ちの注文を照らし合わせ、「どの注文の入金か」の候補を、確認用のシートに並べます。入金済みにするかは、担当者が確かめて決めます。
マネーフォワード クラウド会計・ロジレス・Google スプレッドシートは、それぞれの権利者の商標または登録商標です。この仕組みは、各社の公認・提携を受けたものではありません。
- 業種
- 美容・健康の商材のEC（銀行振込の注文）
- 入れるもの
- 会計ソフトの口座の入金明細・入金待ちの注文
- できるもの
- 入金と注文の組み合わせの候補（確からしさで A・B・C に分け、その理由つき）
- 人の作業
- 候補を確かめて、入金済みにするかを決める
- 今の段階
- 試しの運用（注文の仕組みへの書き込みは止め、担当者が結果を確かめている）
- D2Cの段階
- 5つの段階の「5 毎日回す」
01困りごと
振込の名前と金額を、
1件ずつ目で照らしていた。
- 名前が、注文と合わない
振込の名前はカタカナで届き、注文の名前は漢字がほとんどです。名前だけでは、どの注文の入金か分かりにくくなります。
- ほかの入金も、混じる
口座には、カードの売上や、取引先からの入金も入ります。銀行振込の注文の入金だけを、選び出す必要があります。
- 確かめるまで、注文が進まない
入金を確かめて入金済みにするまで、注文は入金待ちのまま止まります。
前提
- 規模
- 照らす相手は、入金待ちの銀行振込の注文です。口座の入金は、記録した30日で37件あり、そのうち個人の名前とみられる振込は11件でした。
- 期間
- 最初の形は、作ると決めた日のうちに作り、試しの照合まで進めました。御社向けに作るときの期間は、つなぐ先のサービスの準備と、確かめ方によって変わります。今は試しの運用です。毎朝動かして候補を並べ、注文の仕組みへの書き込みは止めたまま、担当者が結果を確かめています。
- 使っていたもの
- マネーフォワード クラウド会計（口座の明細）・ロジレス（注文と出荷）・Shopify（ストア）・Google スプレッドシート（確認用のシート）
02作ったもの
入金を照らし、
候補を並べて、人が決める。
入金を読む
毎朝7時に、会計ソフトから、口座の直近10日の入金を読みます。会計ソフトは読むだけで、書き込みはしません。
照らす相手を選ぶ
注文と出荷の仕組みから、入金待ちの銀行振込の注文を取ります。カードの売上や取引先の名前の入金は、照らす前に外します。
点数で照らす
金額・振込の名前・入金の時期で点数をつけます。金額は、1件の注文のほか、2〜3件の注文の合計とも照らします。
3つに分ける
点数が高く、候補が1件だけのものを A、迷うものを B、金額が足りない・多い、または同じ点の候補が並ぶものを C として、理由と一緒にシートに並べます。
人が承認する
担当者がシートで候補を確かめ、承認か却下を選びます。承認した振込の名前は覚えておき、同じお客さまの次の入金から、名前でも結びつくようにします。
毎朝の知らせ
7時半に、件数とシートの場所を知らせます。止まったときは、理由と、次にすることを1行で知らせます。
間違いを防ぐ点検
- 注文と出荷の仕組みへの書き込みは、動かすときの指定と、設定の両方で許したときだけ行います。どちらか一方だけでは書き込みません。初めは書き込まずに動かし、結果を人の確認と見比べます。
- 書き込む直前に、その注文がまだ入金待ちか、金額が変わっていないかを取り直して確かめます。
- 一度照らした入金と、処理した注文は、次の日に二重に扱いません。
- 名前が短すぎる振込（数字だけなど）は、覚えた名前で結びつけません。別の人の注文に結びつけないためです。
やらなかったこと（人が決める所）
- 入金済みにするかは、担当者が決めます。自動で入金済みにする形も作ってありますが、設定で有効にしない限り動きません。
- 金額が足りない入金は、承認しても入金済みにしません。お客さまへの催促は、これまでどおり注文と出荷の仕組みのメールで行います。
- 多く振り込まれた入金の返金は、担当者が手で行います。
- 漢字の名前の読みは、推し量りません。名前で結びつかないときは、金額と時期で候補を出し、人が確かめます。
03変わったこと
毎朝7時に、
入金と注文の候補が並ぶ。
口座の入金と入金待ちの注文を、毎朝照らし、候補を確認用のシートに並べるようになりました。カードの売上や取引先からの入金は、照らす前に外れます。試しに、担当者が手で入金済みにしていた注文を相手に照らすと、金額が一致した5件は、どれも正しい注文が候補に出ました。名前では結びつかなかったので、5件とも確からしさは B で、担当者が確かめる分に入りました。
5件は、作業の記録の数です。少ない件数での試しで、いつも正しく結びつくことを保証するものではありません。今は試しの運用です。注文と出荷の仕組みへの書き込みは止めたまま、毎朝の候補を担当者が確かめて使っています。
04似た悩みの方へ
振込の確認の手間を、
減らしたい方へ。
- 銀行振込の注文があり、入金の確認を毎日手で行っている
- 振込の名前と注文の名前が合わず、照らすのに時間がかかる
- 会計ソフトや注文の仕組みとつないで、確認から先を少しずつ自動にしたい
お使いの会計ソフト・注文と出荷の仕組み・ストアと、今の確かめ方を伺ってから、照らし方と、人が決める所を一緒に決めます。つなぐ先のサービスで読めるもの・書けるものによって、作れる範囲が変わります。ツールそのものは販売していません。
05御社で使うには
この仕組みを、
2つの頼み方で。
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D2Cの運営ごと
運営を手伝いながら、御社のストアに入れる
月10万円・20万円・30万円から（税別・最低6か月）① 足りないところを手伝う 月10万円と、② 一緒に回す 月20万円は最低保証で、粗利の20%が上回った月はそちらをいただきます。どちらも最低6か月です。最低保証は、毎月いただく報酬の最低額で、売上や成果を保証するものではありません。③ 仕組みを作って渡す は月30万円から・6か月で、粗利の20%は付けません。6か月で仕上がらないときは、延長するかを月ごとにお決めいただきます（同じ月額で1か月ずつ）。どの段も契約の月から数え、途中で解約するときは、残りの月数×月額（①②は最低保証の額）をいただきます。Shopify の月額や広告費、AIの利用料などの実費は、別にかかります。
D2Cの5つの段階の「5 毎日回す」で入れる仕組みです。どの段で、どこまで入れるかは、御社のストアとつなぐ先のサービスを伺ってから、一緒に決めます。③の段では、御社専用に作り、担当者さまお一人で回せる形を目指して仕上げてから、お渡しします。
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機能ごとの開発
この仕組みを、機能ごとに御社用に作る
1機能 20万円から（一括・税別）この事例の仕組みは、いくつかの機能を組み合わせたものです。機能の数と、つなぐシステムで変わり、伺ってからお見積りします。保守は任意で、月5万円から。AIの利用料と外部のサービスの料金は、実費で別にかかります。
同じような仕組みを、御社の作業と、お使いの道具に合わせて作ります。他社のサービスにつなぐ道具は、そのサービスの規約で使い方が制限されることがあります。契約の前に、規約の該当する所をお見せし、使うかどうかを御社に決めていただきます。
事業者さま向けのサービスです。料金はすべて税別です。